2020年5月25日

ホームページを開設しました

最近の助成金記事

2022/09/03

いまさら聞けない労務の話②

労働者名簿は労務管理の基本

労働者名簿は、労働者の氏名や採用した日など、企業が雇用を行う上で必要な労働者の情報を記した書類のことです。

労働者名簿の設置と対象

労働者名簿の設置義務

労働者名簿は、会社の規模などに関係なく、従業員を雇入れている場合は、労働基準法第107条によって、作成、整備が義務付けられています。
これには、大企業や中小企業、法人や個人などに関わらず、作成・整備しなければなりません。

また、労働者名簿は「事業場ごとに作成・整備する」ということも定められています。もし複数の事業所で労働者の雇入れをしている場合はそれぞれの事業所で労働者名簿を作りましょう。

労働者名簿の対象

労働者名簿を作成する必要がある従業員は、原則として雇っている全員になります。
正社員・パート等の雇用形態に関係なく、雇用している従業員全員分の情報管理が必要です。
ただし、以下のような場合は管理の対象になるか難しいため注意しましょう。

労働者名簿に記載しなければいけない項目

労働者名簿には、以下の8つの項目を記載しなければいけません。すでに労働者名簿がある企業は今一度項目がしっかりとあるか確認しましょう。

  1. 労働者氏名
  2. 生年月日
  3. 履歴
  4. 性別
  5. 住所
  6. 従事する業務の種類
  7. 雇用年月日
  8. 退職や死亡年月日とその理由や原因

様式に関しては以上の8項目があれば問題はありません。厚生労働省のホームページでも、「主要様式ダウンロードコーナー」から以下のような労働者名簿のテンプレート(様式第19号)がダウンロードできますので、それを利用してもいいと思います。

出典:厚生労働省「様式第19号

保存期間、保管、更新等の注意点

労働者名簿に関してじは、提出するような申請等はありません。ただし、労働基準監督署の調査が入った時は提出するように求められることもあるため、適切に管理しておくことが重要です。
事業所ごとに作成が義務付けられるため、本社以外に支店などがある場合は、支店ごとに作成・保管を行うか、本社で一括して作成する場合は、支店別の管理を行い支店に配るようにするといいと思います。
その他、労働者名簿を管理する際は、以下の点にも注意しましょう。

保存期間

労働者名簿は、労働基準法第109条により3年間の保存が義務付けられています。また、保存期間に関しては、従業員の在籍中から、「従業員の退職や解雇、又は死亡日から起算して3年」となっています。

変更・更新

労働基準法施行規則第53条により、労働者名簿の更新は「遅延なく」と定められています。もし内容に変更が生じた場合は、速やかに名簿を修正する必要があります。
データで管理されている場合はそのまま修正しますが、紙での保存している場合は変更になった記載事項に二重線を引き、訂正印を押して新たな情報を記載しましょう。

保管方法

労働基準法では労働者名簿の保管方法についての定めが明確でないため、現在も紙で保管するという企業は少なくありません。しかし、業務のペーパーレス化が進む中、今では労働者名簿をパソコンで作成し電子データで保管することも行政通達で認められています。
紙で管理していると、更新回数が増えるたびに何度も訂正印を押すような事態になり、見た目も悪く事実確認が煩わしくなります。また、労働者名簿は「遅延なく更新すること」が鉄則なので、業務上の利便性から見ても、電子データで保管するほうが合理的と言えるでしょう。

労働者名簿テンプレート

以下、当事務所で活用している労働者名簿になります。健康保険番号や雇用保険番号等も記載できるようになっているため、保険関係の情報も管理できます。

ダウンロードはExcelファイルになります。

次回は賃金台帳に関してご説明します!

2022/08/23

いまさら聞けない労務の話①

人を雇用してからの準備(労務管理)

企業が所有する財産であり、企業の運営においてとても重要な「ヒト」。
初めて従業員を雇用した企業の経営者はまず何をすればいいのか右往左往してしまい、ネットで
「従業員 雇用 はじめて」と検索する方も多いでしょう。

労務管理とは何?人事ではないの?

今回の主題である「労務管理」。
似たような言葉に「人事管理」「勤怠管理」等もあるかと思います。
これらの違いを具体的にご紹介します。

上記のように、労務・人事・勤怠、それぞれの管理業務には、それぞれ特徴があり区別できるものとなっています。労務管理とは、従業員の賃金や福利厚生などの労働に関することを管理する仕事のことです。労働時間の管理、賃金システムの見直し・管理等が業務に含まれます。従業員が高いパフォーマンスを発揮できるようサポートすることで、企業活動を円滑に進めるための重要な役割を担っています。

まずはこれを作ろう「法定三帳簿」

労務管理の基本となる「法定三帳簿」と呼ばれるものがあります。法定三帳簿とは、「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」のことです。これらは、労務管理において非常に重要な役割を果たしており、3年間の保存義務があります。また、退職金に関するものは5年間、雇用保険の被保険者資格に関するものは4年間、安全衛生に関するものも一定期間の保存が必要です。社会保険や雇用保険の手続きに必要となることも多いため、いつでも確認できるよう保管しておかなければなりません。

労働者名簿

労働者名簿は、従業員1人ひとりの情報をまとめたものです。
氏名や生年月日、住所、性別など、従業員の情報を詳しくまとめています。
この労働者名簿の保存期間は3年であり、退職・解雇・死亡の日が起算日として設定されています。

賃金台帳

賃金台帳は、従業員1人ひとりの賃金の支払い状況をまとめたものです。
氏名、性別、賃金の計算期間、労働時間数、基本給や手当等の種類と額、控除項目と額といった項目をまとめます。
賃金台帳の保存期間も3年であり、起算日は「最後の賃金について記入した日」となります。

出勤簿

出勤簿は、従業員の出勤状況を記録したものです。
具体的には、タイムカード等の記録、使用者が自ら始業・終業時刻を記録した書類、労働日数、労働時間などがあげられます。
保存期間は3年であり、最後の出勤日が起算日となります。

次回は労働者名簿について詳しく解説します!

助成金ページ

最近の記事

2020/05/25

ホームページを開設しました